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Llevamos tiempo escribiendo en este blog sobre la transformación digital de las universidades y sobre la necesidad de desarrollar un nuevo modelo de universidad que hemos llamado universidad digital. Hemos argumentado que la transformación digital es algo más que la digitalización de los procesos.
No es un punto de llegada, si no un proceso para el que debemos prepararnos. Por ello, la transformación digital debe estar dirigida por la estrategia. Y para establecer la estrategia no es necesario tener una bola de cristal para adivinar el futuro, si no que debemos tomar ahora buenas decisiones para poder afrontar en las mejores condiciones posibles el futuro. Si algo tendrá seguro ese futuro es su incertidumbre.
Y ha llegado ese futuro. Impredecible hace escasamente un mes, tenemos que permanecer aislados en nuestras casas al mismo tiempo que mantener en funcionamiento la universidad. Quién nos iba a decir que el coronavirus, que nos ha alejado a la fuerza de los campus y de las metodologías presenciales, iba a ser la prueba del algodón de la universidad digital.
Preparándonos para la transformación digital
Hace poco menos de un año hacíamos nuestra propuesta de siete claves para que una universidad se enfrentase con éxito a su transformación digital: liderazgo del rector, estrategia de futuro, estructuras de gobierno de las TI, priorización estratégica de los proyectos, madurez digital, espacios para la exploración de tecnologías emergentes y prototipado, y desarrollo ágil de productos y servicios.
El objetivo de dicha transformación es llevar a la universidad a nuevo nivel de funcionamiento, denominado universidad digital. Estamos seguros de que las universidades que hayan venido apostando por la transformación y hayan alcanzado así un elevado nivel de madurez digital, en estos momentos habrán sido capaces de superar la prueba y responder a esta crisis de manera más ágil y acertada. Mucho más que aquellas que no han considerado estratégica su conversión a un nuevo modelo digital.
Migración a la no presencialidad
La suspensión la actividad docente presencial de manera indefinida y la recomendación de que se minimice la presencia en los lugares de trabajo, ha sido concluyente. Han quedado comprometidos todos los ámbitos universitarios (docencia, investigación, transferencia, divulgación y extensión universitaria) y toda la comunidad universitaria (personal docente e investigador, personal de administración y servicios y estudiantes).
Por ello, las universidades se han visto en la necesidad de superar tres retos principales. Primero, disponer de un liderazgo firme para diseñar soluciones inmediatas. Segundo, seguir ofreciendo formación a los estudiantes. Y tercero, mantener los servicios universitarios. Y todo ello de manera no presencial.
1. Liderazgo del rectorado
Los equipos rectorales han tenido que trabajar intensamente estos días para superar estos retos, ya que se trata de una nueva forma de funcionar de la universidad. Se podría decir que se ha hecho necesaria una transformación de la universidad en muy pocos días.
Este nuevo escenario necesita del liderazgo del rectorado, de igual manera que la transformación digital debe ser liderada por el rector y su equipo. En estos momentos todos los rectores han estado al frente del diseño de las medidas que se están adoptando para mitigar la crisis del coronavirus.
Sin embargo, no todos los rectores creen necesario encabezar la planificación de la transformación digital de sus universidades y delegan esta responsabilidad a otros niveles de decisión.
2. Docencia online
Al llegar el confinamiento, profesores y estudiantes nos hemos adaptado a marcha forzada a un modelo de docencia para el que muchos no estaban preparados.
La universidad digital que necesitábamos en este momento se caracteriza por dos puntos:
Para empezar, por la necesidad de universitarios (profesores, estudiantes y administración) con una amplia cultura digital dotados de las competencias digitales necesarias.
Y en segundo lugar, por el uso extendido de metodologías docentes innovadoras basadas en tecnologías y la formación no presencial.
Formación en competencias digitales
Si la universidad no había abordado la formación en competencias digitales de sus universitarios se habrá encontrado ante la imposibilidad de hacerlo ahora en pocos días. Tampoco parece factible que aquellos profesores que no hayan utilizado hasta el momento metodologías innovadoras soportadas por tecnologías puedan migrar su docencia a modalidad no presencial de manera satisfactoria.
La educación online no es solo cuestión de tecnología, ni de ningún modo hacer lo mismo pero a través de internet. La educación no presencial debe rediseñar la experiencia de aprendizaje de los estudiantes sabiendo que el profesor no estará presente cuando realicen las actividades.
Actualmente, habrá profesores con competencias digitales docentes y con asignaturas altamente virtualizadas que sin ningún problema se habrán adaptado a las nuevas circunstancias. Otros que ya utilicen las herramientas institucionales y dispongan de recursos digitales de sus materias. En este caso, basta con que incorporen herramientas de interacción con sus estudiantes (foros, videoconferencias, etc.). Y, finalmente, podemos tener profesorado que hasta ahora apenas haya hecho uso de los campus virtuales ni de la tecnología en su labor docente. Estos últimos, tendrán serios problemas para poder atender durante este periodo sus obligaciones académicas.
Metodologías docentes innovadoras
Hay que tener en cuenta que la docencia virtual se basa en actividades. Y si no se miden bien los tiempos y los esfuerzos, se puede caer fácilmente en una sobrecarga de trabajo a los estudiantes. Circulan por Twitter quejas de estudiantes denunciando que sus clases se han convertido en un excesivo encargo de lecturas de documentos y visualizaciones de vídeos.
Las universidades que se hayan preparado para la transformación digital y se hayan preocupado de capacitar digitalmente a su profesorado y estudiantes se estarán enfrentando mejor a esta inesperada situación. Tras el confinamiento, las universidades no deberían darse por satisfechas por haber superado este reto. Deberán analizar la situación y aprender de lo ocurrido. Además, deberán plantear la transformación digital de sus procesos de formación mediante metodologías docentes innovadoras que acompañen al despliegue de plataformas digitales.
3. Preservación de los servicios universitarios
La disponibilidad de los servicios universitarios durante esta crisis se puede alcanzar gracias a dos elementos fundamentales: haber digitalizado los principales procesos de gestión universitaria previamente y la posibilidad de migrar de manera inmediata a un sistema de teletrabajo. Siempre hemos dicho que la transformación digital será mucho más fácil si antes se ha realizado una adecuada automatización de los procesos universitarios.
Administración electrónica
En estos momentos, la importancia de la digitalización radica en disponer de sistemas de información que sean la principal herramienta que sustente el teletrabajo del personal de administración (fundamentalmente).
Las universidades españolas tienen un alto nivel de digitalización de sus procesos y una amplia implantación de la administración electrónica, como ponen de manifiesto los informes UNIVERSITIC. La apuesta que hicieron las universidades por la administración electrónica, espoleadas por el gobierno, permite en estos momentos realizar la mayoría de los trámites por internet.
Teletrabajo
Sin embargo, la transformación digital de las universidades parece no haber llegado a soportar mediante teletrabajo los procesos universitarios. Aunque hay normativas para el teletrabajo en distintas universidades, éstas son bastantes restrictivas y están poco utilizadas.
Una cultura organizacional tradicional, que sigue midiendo el rendimiento de los trabajadores por horas trabajadas y no por resultados, y la falta de confianza en el personal parecen ser los principales frenos a su despliegue.
Por ello, en esta situación se han tenido que arbitrar procedimientos de teletrabajo de urgencia. A pesar de la premura con la que se han implementado, están permitiendo a las universidades mantener mayoritariamente sus principales servicios universitarios disponibles.
La pregunta que nos surge es la de, si cuando acabe el confinamiento, las universidades descartaran el teletrabajo para volver a modalidades de trabajo presencial. O si gracias a esta experiencia se decidirán a diseñar una auténtica transformación digital para aquellos procesos donde sea posible teletrabajar.
Doble reto para las universidades: tecnológico y estratégico
El confinamiento ha supuesto un doble reto para las universidades. El primero es un reto tecnológico pues los servicios de informática han tenido que mantener operativos 24/7 los distintos servicios ante un aumento súbito de la demanda. Y el segundo, un reto estratégico. Las universidades han tenido que demostrar que, ante un cambio drástico de su modelo de funcionamiento, han sido capaces de reaccionar con agilidad y superar la crisis con éxito.
Estamos seguros de que las universidades que hayan considerado la importancia estratégica de la transformación digital y hayan trabajado previamente en ella habrán podido superar más fácilmente esta situación. Las que consideran la tecnología como una mera commodity y la midan únicamente en términos de productividad, habrán encontrado dificultades importantes en estos momentos. Por ello, la principal conclusión que extraemos de esta experiencia es que la tecnología y sus profesionales son elementos estratégicos para la universidad.
Universidad digital: estrategia, tecnología y personas.
Nos gusta ser positivos, transformar las amenazas en oportunidades y mirar hacia adelante. La pandemia del coronavirus ha hecho patente la vulnerabilidad de una sociedad globalizada, hiperconectada y con gran movilidad de sus ciudadanos. Y ha demostrado que las tecnologías de la información son una alternativa valiosa para llevar a cabo muchas de las actividades diarias.
Pero también ha demostrado que, para los seres humanos, la presencialidad y el contacto físico es imprescindible. Y, por tanto, que el nuevo modelo de universidad digital debe quedarse con lo mejor de lo presencial y lo mejor de lo virtual. Para que las universidades avancen en la transformación digital deben considerarla estratégica y planificar iniciativas claras, integrales y viables, centradas en las personas y potenciada por las tecnologías.
La transformación digital de las universidades está dirigida por la estrategia, impulsada por la tecnología y diseñada para las personas.
Anna Forés Miravalles 